Kebutuhan manajemen informasi dalam Unsur dari Perencanaan Strategis Sistem Informasi

Manajemen tidak dapat mengabaikan sistem informasi karena sistem informasi memainkan peran yang kritikal di dalam organisasi. Sistem informasi ini sangat mempengaruhi secara langsung bagaimana manajemen mengambil keputusan, membuat rencana, dan mengelola para pegawainya, serta meningkatkan sasaran kinerja yang hendak dicapai, yaitu bagaimana menetapkan ukuran atau bobot setiap tujuan/kegiatan, menetapkan standar pelayanan minimum, dan bagaimana menetapkan standar dan prosedur pelayanan baku kepada masyarakat. Oleh karenanya, tanggung jawab terhadap sistem informasi tidak dapat didelegasikan begitu saja kepada sembarang pengambil keputusan.

SIM adalah suatu sistem yang menyediakan kepada pengelola organisasi data maupun informasi yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas-tugas organisasi. Beberapa peran sistem informasi manajemen antara lain sebagai berikut:

1.      Meningkatkan aksebilitas data yang tersaji secara tepat waktu dan akurat bagi para pemakai, tanpa mengharuskan adanya prantara sistem informasi.

2.      Menjamin tersedianya kualitas dan keterampilan dalam memanfaatkan sistem informasi secara kritis.

3.      Mengembangkan proses perencanaan yang efektif.

4.      Mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan akan keterampilan pendukung sistem informasi.

5.      Menetapkan investasi yang akan diarahkan pada sistem informasi.

6.      Mengantisipasi dan memahami konsekuensi-konsekuensi ekonomis dari sistem informasi dan teknologi baru.

7.      Memperbaiki produktivitas dalam aplikasi pengembangan dan pemeliharaan sistem.

8.      Organisasi menggunakan sistem informasi untuk mengolah transaksi-transaksi, mengurangi biaya dan menghasilkan pendapatan sebagai salah satu produk atau pelayanan mereka.

9.      Perusahaan menggunakan sistem informasi manajemen untuk mempertahankan persediaan paada tingkat paling rendah agar konsisten dengan jenis barang yang tersedia.

1 SIM untuk pendukung pengambilan keputusan.

11.  SIM untuk pengendalian operasional, pengendalian operasional adalah proses pemantapan agar kegiatan operasional dilaksanakan secara efektif dan efisien.

12.  SIM untuk pengendalian manajemen, yaitu untuk mengukur pekerjaan, memutuskan tindakan pengendalian, merumuskan aturan keputusan baru untuk diterapkan personalia operasional, dana mengalokasi sumber daya.

13.  SIM untuk perencanaan starategis, tujuan perencanaan strategis adalah untuk mengembangkan strategi dimana suatu organisasiakan mampu mencapai tujuannya.

14.  SIM menganalisis kebutuhan-kebutuhan informasi yang dibutuhkanya.

15.  SIM berperan sebagai penyedia bagi pengelola organisasi data maupun informasi yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas-tugas organisasi.

Manfaat sistem informasi manajemen, SIM dapat menolong perusahaan untuk:

a.       SIM memberikan dukungan dalam pengumpulan informasi atau perancangan rangkaian alternatif tindakan, memutuskan untk memilih tindakan yang terbaik dari alternatif yang tersedia dan melaksanakan pilihan dan mengawasi hasil kegiatan.

b.      SIM dapat digunakan secara efektif untuk mendukung setiap tinngkatan pada proses pengambilan keputusan dan dapat digunakan juga memperoleh dan menyimpan informasi yang berkaitan dengan masalah standar dan situasi sekarang.

c.       SIM ini juga sangat membantu untuk merealisasikan keputusan dalam tindakan dan mengawasi tindakan serta memberikan umpan balik yang berkaitan dengan hasilnya

Related Posts:

Tweet

Permasalahan Penerapan IS/IT

Permasalahan Penerapan IS/IT

¡  Paradoks Produktifitas

¡  Investasi SI/TI masih belum berhasil memberikan manfaat yang diharapkan kepada organisasi

Mengapa Paradoks Produktifitas Terjadi

1.      Analisis dan representasi data tidak menunjukkan terjadinya peningkatan produktivitas

Produktivitas à pembandingan output dengan input

Outputà pengukurannya sangat relatif sifatnya

Input à pemakaian TI dalam perusahaan bersifat sistemik yaitu menyebar keseluruh proses ini dan aktivitas penunjang yang ada, sehingga sulit menentukan proporsi nilai investasi.

2.      Tingginya Alokasi IT

Kurang adil jika investasi dalam TI hanya dibebankan pada sebuah proses atau sub sistem, sementara kontribusi manfaat yang ada di dirasakan diberbagai proses yang lain diperusahaan

Contoh kasus :

      Pengadaan investasi mesin ATM

      meningkatkan produktivitas pelayanan pada pelanggan dibandingkan dengan petugas teller

      Manfaat sistemik yang ada adalah:

q  mempercepat transfer antar rekening

q  mengurangi biaya komunikasi dan transaksi

q  meningkatkan rasa aman pelanggan

q  kepuasan nasabah

3.      Ada kerugian yang muncul di area kerja lainnya

Penggunaan sebuah aplikasi di satu departemen/ divisi berhasil meningkatkan produktivitas karyawan yang ada di dalamnya

Karena produktivitas meningkat, perusahaan dapat mengurangi jumlah karyawan pada departemen divisi terkait dan memindahkan ke divisi lain

Permasalahan lain dalam penerapan SI/TI adalah investasi SI/TI masih belum berhasil memberikan manfaat yang diharapkan kepada organisasi (Ward and Peppard, 2002). Pimpinan perusahaan sering dihadapkan pada kenyataan bahwa belanja modal (capital expenditure) untuk SI/TI tidak membuahkan hasil hingga nilai tertentu sesuai dengan besarnya investasi yang telah dilakukan. Perusahaan menggunakan SI/TI untuk pengelolaan akuntansi dan keuangan, operasional pemasaran, layanan pelanggan, koordinasi antar kantor cabang, perencanaan produksi, pengendalian persediaan, mengurangi lead time, melancarkan distribusi dan lain sebagainya. Namun tidak jelas apakah penggunaan SI/TI semacam ini sudah secara nyata menghasilkan output yang lebih banyak (Robert Solow dalam McCarty, 2001).

Related Posts:

Tweet

Perencanaan dan Perencanaan Strategis

v  PERENCANAAN

 “Fungsi dasar manajemen yang melibatkan formulasi / pembentukan satu atau lebih rencana yang detil untuk dapat memenuhi kebutuhan dan permintaan secara optimal serta menggunakan sumber daya yang ada.” ((BusinessDictionary.com, 2013))

       Dalam perencanaan ada langkah – langkah yang esensial atau sangat dasar untuk diperlukan agar suatu rencana dapat tersusun dan akhirnya berjalan sesuai harapan :

·         Mengidentifikasi tujuan atau sasaran dari dibentuknya rencana itu,

·         Membentuk STRATEGI untuk mencapai tujuan atau sasaran,

·         Menyusun atau membentuk sarana yang digunakan untuk mencapai sasaran,

·         Implementasi, pengarahan serta pengawasan terhadap semua langkah – langkah yang telah disusun agar berjalan sesuai tahapan dan harapan yang telah dibentuk saat pembentukan rencana.

v  PERENCANAAN STRATEGIS

”Perencanaan strategis adalah sebuah proses dalam organisasi di mana bertujuan untuk mendefinisikan strategi, arahan dan membuat keputusan tentang alokasi sumber daya untuk mengejar strategi.” (Wikipedia, 2013)

           Perencanaan strategis adalah perwujudan strategi yang disusun dalam rencana di mana di dalamnya terdapat bagaimana strategi , arahan dan pembuatan keputusan sehingga dapat mewujudkan strategi dan terciptanya manajemen yang baik dalam berjalannya proses. Perencanaan strategis bukanlah suatu hal yang kaku, namun lebih ke pengarah bagaimana organisasi nanti akan bekerja. Hal – hal yang perlu diperhatikan adalah :

·         Mendasarkan proses perencanaan strategis  anda pada pemahaman yang nyata dari lingkungan luar.

·         Gunakan hasil kerja anda untuk memperluas pemahaman anda tentang lingkungan eksternal dan kapasitas anda sendiri, kekuatan dan kelemahan diri kita.

Teknologi informasi dan sistem informasi 

v  TEKNOLOGI INFORMAS

“Teknologi Informasi adalah teknologi yang menggabungkan komputasi (komputer) dengan jalur komunikasi berkecepatan tinggi yang membawa data, suara, dan video.” (William & Sawyer, 2003)

“Teknologi Informasi adalah studi atau peralatan elektronika, terutama komputer, untuk menyimpan, menganalisa, dan mendistribusikan informasi apa saja, termasuk kata-kata, bilangan, dan gambar.” (Oxford Dictionary - Terjemahan, 1995)

Kesimpulannya, teknologi Informasi adalah istilah untuk teknologi yang mencakup pembuatan, penyimpanan, pertukaran, penggunaan informasi. Teknologi informasi menggabungkan komputasi dan komunikasi sehingga penyampaian informasi menjadi lebih cepat. Lalu, sistem informasi itu apa sama dengan teknologi informasi ?

v  SISTEM INFORMASI

“Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi organisasi yang bersifat manajerial dalam kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporan – laporan yang diperlukan.”(Tata Sutabri, S.Kom., MM, 2005:36)

 “Sebuah sistem informasi adalah sistem buatan manusia yang berisi himpunan terintegrasi dari komponen – komponen manual dan komponen – komponen terkomputerisasi yang bertujuan untuk mengumpulkan data, memproses data, dan menghasilkan informasi untuk pemakai” Lani Sidharta (1995: 11)

               Sistem informasi adalah sistem yang dibentuk dan digunakan dalam suatu organisasi maupun perusahaan untuk mengumpulkan, menyimpan serta mengolah data hingga akhirnya dapat mendukung fungsi organisasi yang bersifat manajerial dalam kegiatan strategi. Teknologi informasi adalah teknologi yang berkaitan dengan informasi baik itu pengumpulan, pengolahan dan penyebaran informasi. Baik hardware maupun software. Sedangkan sistem informasi adalah sistem yang memang dirancang untuk melakukan pengumpulan, penyimpanan serta pengolahan data sehingga nantinya dapat berguna dalam pelaporan informasi – informasi untuk pihak manajemen atas dan menjadi dasar pertimbangan suatu keputusan. Sistem informasi membutuhkan teknologi informasi dalam pembentukan sistemnya sehingga dapat menerapkannya pada proses bisnis yang ada sehingga tujuan perusahaan menjadi dalam pencapaiannya akan lebih efektif.

Perencanaan strategis sistem informasi

         Menyimpulkan definisi dari perencanaan strategi dan sistem informasi, maka perencanaan strategis sistem informasi dapat diartikan sebagai :

”Rancangan sistem secara strategis di mana di dalamnya berisi bagaimana nantinya sistem dapat membantu kegiatan bisnis perusahaan sehingga dapat sesuai strategi.”

         Manfaat perencanaan strategis informasi bagi suatu organisasi adalah terciptanya sistem informasi yang strategis sehingga dapat menyebabkan :

·         Daya saing lebih kuat

·         Pencapaian tujuan organisasi lebih efektif

·         Memberi nilai tambah tersendiri

·         Pemahaman kondisi persaingan menjadi lebih dalam sehingga paham bagaimana harus bersaing

·         Pentingnya perencanaan strategis sistem informasi jelas yang paling utama adalah terciptanya sistem sehingga dapat mendukung proses yang ada dalam organisasi. Organisasi mengendalikan bisnis, teknologi informasi yang menjadi sarana nya.

                Sistem informasi lebih fokus ke bagaimana perusahaan dapat memaksimalkan penerapan teknologi informasi pada proses bisnisnya. Jika diamati lebih dalam, sebenarnya sistem informasi merupakan irisan dari teknologi informasi dan bisnis. Sistem informasi menganalisa semua kebutuhan perusahaan akan teknologi informasi. Semua kebutuhan tersebut akhirnya dirancang dalam bentuk rencana strategis dan diimplementasikan. Ketika infrastruktur teknologi informasinya terbentuk dan siap melayani kebutuhan perusahaan sesuai dengan tujuan perusahaan maka bisa dibilang perencanaan berjalan sesuai rencana. Itulah hubungan timbal balik antara sistem informasi dan teknologi informasi.

           Tanpa perencanaan yang tepat, penerapan teknologi informasi dalam organiasasi akan tidak sesuai harapan. Hal – hal yang mungkin terjadi :

·         Investasi teknologi informasi tidak mendukung sasaran bisnis yang menyebabkan tidak terkontrolnya sarana teknologi informasi yang ada.

·         Sistem yang tidak terintegrasi rawan terjadi kehilangan data.

·         Penurunan produktivitas akibat perusahaan tifak menentukan prioritas proyek teknologi informasinya

·         Manajemen informasi yang tidak akurat

·         Strategi teknologi informasi / sistem informasi tidak sejalan dengan strategi bisnis perusahaan.

·         Proyek SI / TI hanya dipandang dari segi keuangan saja sehingga dianggap boros dan investasi yang berlebihan saja.

Evolusi sistem informasi dan teknologi informasi

                Di era data processing, sistem informasi lebih diutamanakan untuk melakukan kegiatan operasional dengan mengotomatisasi kegiatan – kegiatan yang berhubungan dengan sistem informasi yang dipakai. Sedangkan pada masa management information system, sistem informasi digunakan untuk meningkatkan manajemen dengan menghasilkan informasi yang dibutuhkan oleh pihak manajemen yang nantinya digunakan untuk pengambilan keputusan.

                Dewasa ini kita telah memasuki era strategic information system, di mana sistem informasi digunakan untuk meningkatkan persaingan dengan melakukan pengembangan strategi yang dipakai pada suatu sistem informasi perusahaan yang nantinya akan dipakai oleh perusahaan tersebut. Di era yang mana persaingan menjadi semakin lebih ketat ini maka diperlukan penyusunan rencana strategis SI / TI. Teknologi informasi bukan sekedar menjadi sarana pengayaan atau gengsi saja, tapi menjadi salah satu komponen penting yang akan mendukung proses bisnis. Tanpa penyusunan strategis yang tepat, maka peluang perusahaan akan mengalami salah ambil langkah akan menjadi petaka dan penyebab kalah bersaing.

Refrensi :

http://library.binus.ac.id/eColls/eThesis/Bab2/2010-1-00737-SI-Bab%202.pdf

Related Posts:

Tweet

PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM INFORMASI

 Cara atau jalan dimana para perencana strategi menentukan sasaran dan mengambil keputusan

• Analyzing the environment.

• Planning direction.

• Planning strategy.

• Implementing strategy.

Tahapan Perencanaan Strategis :

• Menetapkan misi dan tujuan perusahaan

• Meneliti ancaman dan peluang

• Meneliti kekuatan dan kelemahan

• Mempertimbangkan alternatif strategi

• Memilih strategi

• Implementasi strategi

• Evaluasi strategi

PERUMUSAN STRATEGI 

• Merumuskan misi perusahaan, meliputi rumusan umum tentang maksud keberadaan (purpose), filosofi (philosophy), dan tujuan (goal).

• Mengembangkan profil perusahaan yang mencerminkan kondisi intern dan kapabilitasnya.

• Menilai lingkungan ekstern perusahaan, meliputi baik pesaing maupun faktor-faktor kontekstual umum.

• Menganalisis opsi perusahaan dengan mencocokkan sumber dayanya dengan lingkungan ekstern.

• Mengidentifikasi opsi yang paling dikehendaki dengan mengevaluasi setiap opsi yang ada berdasarkan misi perusahaan.

• Memilih seperangkat sasaran jangka panjang dan strategi umum (grand strategy) yang akan mencapai pilihan yang paling dikehendaki.

• Mengembangkan sasaran tahunan dan strategi jangka pendek yang sesuai dengan sasaran jangka panjang dan strategi umum yang dipilih.

• Mengimplementasikan pilihan strategik dengan mengalokasikan sumber daya anggaran yang menekankan pada kesesuaian antara tugas, SDM, Struktur, teknologi, dan sistem imbalan.

• Mengevaluasi keberhasilan proses strategik sebagai masukan bagi pengambilan keputusan yang akan datang.

Related Posts:

Tweet

PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM INFORMASI

Sistem : kumpulan dari unsur/elemen-elemen yang saling berkaitan/berinteraksi dan saling mempengaruhi dalam melakukan kegiatan bersama untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

Contoh :
- Sistem Komputer terdiri dari : Software, Hardware, Brainware
- Sistem Akuntansi, dll

Menurut Jerry FithGerald
Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu.

Menurut Ludwig Von Bartalanfy
Sistem merupakan seperangkat unsur yang saling terikat dalam suatu antar relasi diantara unsur-unsur tersebut dengan lingkungan. 

Menurut Anatol Raporot

Sistem adalah suatu kumpulan kesatuan dan perangkat hubungan satu sama lain

Menurut L. Ackof

Sistem adalah setiap kesatuan secara konseptual atau fisik yang terdiri dari bagian-bagian dalam keadaan saling tergantung satu sama lainnya.

Syarat-Syarat Sistem :
A. Sistem harus dibentuk untuk menyelesaikan tujuan.
B. Elemen sistem harus mempunyai rencana yang ditetapkan.
C. Adanya hubungan diantara elemen sistem.
D. Unsur dasar dari proses (arus informasi, energi dan material) lebih penting daripada elemen sistem.
E. Tujuan organisasi lebih penting dari pada tujuan elemen.

KARAKTERISTIK SISTEM :

• Komponen (Component)
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Setiap sistem tidak perduli betapapun kecilnya, selalu mengandung komponen-komponen atau subsistem-subsistem. Setiap subsistem mempunyai sifat-sifat dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. Suatu sistem dapat mempunyai suatu sistem yang lebih besar yang disebut supra sistem, misalnya suatu perusahaan dapat disebut dengan suatu sistem dan industri yang merupakan sistem yang lebih besar dapat disebut dengan supra sistem. Kalau dipandang industri sebagai suatu sistem, maka perusahaan dapat disebut sebagai subsistem.
Demikian juga bila perusahaan dipandang sebagai suatu sistem, maka sistem akuntansi adalah subsistemnya.

• Batas Sistem (Boundary)
Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu kesatuan, karena dengan batas sistem ini fungsi dan tugas dari subsistem yang satu dengan lainnya berbeda tetapi tetap saling berinteraksi. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.

Related Posts:

Tweet

PERENCANAAN STRATEGI SISTEM INFORMASI

Analis dianggap mampu menjadi Expert ketika keahliannya bisa menghasilkan dampak yang amat signifikan terhadap keseluruhan organisasi. Ini bisa dicapai melalui kemampuan kreatif yang sangat tinggi atau kemampuan menciptakan sistem kerja baru. Dengan kemampuan kreatif, dia memiliki visi dan dapat menciptakan produk-produk unggulan, sedangkan kemampuan menyusun sistem kerja akan meningkatkan produktitas kerja keseluruhan perusahaan. Analis yang ada di posisi ini biasanya menjadi VP Product Development atau CTO. Kompetensi yang dibutuhkan:

1.      Kompetensi Fungsional:

o   Design Review,

o   Sector Specialization: Finance, Manufacturing, Minning.(Tujuan dari spesialisasi adalah memperdalam pemahaman bisnis analis, sehingga mampu memberikan solusi bisnis ketimbang hanya dari sisi teknis)

o   Mengukur manfaat finansial implementasi IT (secara kuatitatif)

o   Memahami keterkaitan antara sistem IT dan keseluruhan organisasi

o   Common Business Domain: Accounting Process, Mediation Process,

o   Basic Business Domain: Supply-Chain, Compliance Membuat WBS dan estimasi pelaksanaan pekerjaan

o   Mengelola Change Request

2.      Kompetensi Inti dan Manejerial:

o   Achievement Orientation (High), Analytical Thinking (High), Teamwork (High), Information Seeking (High), Information Seeking (High), Developing Other(High), Customer Service Orientation (High)

o   Peningkatan Level: Organization Awareness (High), Directiveness (High), Impact and Influence (High), Self Control (High).

o   Flexibility (Med): Mampu bekerja secara efektif dengan berbagai jenis rekan/kelompok, mampu menghargai perbedaan, pandangan, dan pertentangan atas suatu isu.

  Dalam prakteknya, banyak sekali analis yang melanjutkan karirnya di bidang manajemen, terutama sebagai project manager. Ini wajar, karena kompetensi dasar Project Manager serupa dengan kompetensi dasar Analis.

Related Posts:

Tweet

Pengelolaan Strategi Sistem Informasi

Tantangan Pengelolaan TI

1. Perubahan teknologi (TI) semakin cepat. 
2. Aplikasi dan data semakin banyak overload informasi.
3. Perkembangan bisnis yang semakin sadar teknologi. 
4. Perubahan bisnis semakin kompleks dan penuh tantangan (mis: kenaikan harga menuntut efisiensi dsb)

Pengelolaan TI

1. Merupakan Struktur dan Proses.
2. Berupa Aturan dan Kebijakan.
3. Bagian dari kerangka Good Corporate Governance (accountability & transparency) khususnya bidang TI.
4. Memaksimalkan pemanfaatan TI (terutama optimalisasi sumber daya yang tersedia) untuk pencapaian tujuan organisasi.
5. Bentuk tanggungjawab pihak top management thd keselarasan Strategi TI dan Strategi Bisnis.

Fokus Pengelolaan TI

1. Distribusi pengambilan keputusan ==> dalam kerangka pengelolaan TI.
2. Aturan dan prosedur dalam pembuatan serta monitoring kebijakan terkait dengan pengembangan TI pada suatu organisasi.

Apa Saja Yang Akan Dikelola

1. IT infrastructure.
2. IT technical skills.
3. IT development.
4. Cost-effective IT operations.

Kemungkinan Kegagalan Implementasi TI

1. Technical failure
2. Data failure.
3. User failure.
4. Organizational failure.
5. Failure in business environment.

Aset Utama Perusahaan

1. Sumber Daya Manusia
2. Aset Keuangan
3. Aset Fisik
4. Kekayaan Intelektual
5. Aset informasi (termasuk TI)
6. Aset berupa relasi (pelanggan, partner, dll)

Kemampuan Dasar Pengelola TI

1. Berperan sebagai PEMIMPIN
2. Mampu mengelola dan mengalokasikan sumberdaya.
3. Mampu berkomunikasi dengan seluruh lini yang ada.
4. Memiliki sifat sebagai seorang entrepreneur.
5. Mampu berkomunikasi dengan lingkungan luar perusahaan.
6. Mampu memonitor dan mengikuti perkembangan bisnis yang terjadi

Related Posts:

Tweet